Làm việc nhóm là một kỹ năng cần thiết mà bạn cần phải có từ khi ngồi trên ghế nhà trường cho đến khi ra ngoài làm việc. Nó không chỉ giúp bạn học hỏi phát triển bản thân mà còn góp phần vào sự phát triển chung cho tập thể. Tuy nhiên, làm việc nhóm là điều không hề dễ dàng, có những sai lầm thường gặp có thể là khách quan hoặc chủ quan đã đưa đến sự thất bại, thậm chí là tan rã nhóm.

1. Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là tập hợp một nhóm người có cùng mục tiêu làm việc với nhau. Ở họ có sự tương tác qua lại thường xuyên, sự phân công công việc, nhiệm vụ rõ ràng. Mỗi thành viên trong nhóm sẽ có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung để chi phối lẫn nhau.

Làm việc nhóm là một kỹ năng cần thiết mà mọi người đều cần phải có

Làm việc nhóm chỉ xuất hiện khi thỏa mãn các yếu tố sau:

  • Mục tiêu: Những người tham gia làm việc nhóm luôn có chung mục tiêu.
  • Thời gian hoàn thành công việc: Khi công việc được giao, bạn phải hoàn thành nó trong một thời gian nhất định đã được giao (deadline). Nếu công việc quá khó mà bạn không thể hoàn thành được, hoặc hoàn thành nó trong thời gian quá dài. Lúc này bạn cần báo với nhóm trưởng và cần thêm người cùng phụ trách để giải quyết vấn đề nhanh hơn.
  • Cần nhiều hơn 1 loại năng lực: Khi có mục tiêu nhưng năng lực của bạn không thể giải quyết, bạn cần tập hợp nhiều người có nhiều năng lực khác nhau để cùng nhau giải quyết.

2. Quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc

Tùy theo mục đích và nhu cầu, số lượng và năng lực của các thành viên mà nhóm làm việc sẽ được hình thành và phát triển theo nhiều hình thức và thời gian hoạt động khác nhau. Nhưng trên cơ bản các nhóm đều trải qua 4 bước sau:

2.1. Bước 1 – Tạo dựng

Khi nhận được lời mời gọi hay được người khác đưa vào nhóm, các thành viên còn rụt rè, chưa bộc lộ nhu cầu cũng như năng lực cá nhân. Đây cũng là giai đoạn thử khả năng lãnh đạo của trưởng nhóm. Thông thường làm việc nhóm trong giai đoạn này sẽ không có được sự tiến bộ.

2.2. Bước 2 – Công phá

Tranh cãi là phần không thể thiếu trong khi làm việc nhóm nhưng không nên để nó xảy ra quá đà

Đây được xem là giai đoạn khó khăn nhất trong làm việc nhóm và quá trình hình thành, phát triển nhóm. Các thành viên mới còn thiếu sự kiên nhẫn, nhất là khi công việc gặp khó khăn, bế tắc. Họ sẽ tranh cãi về công việc được giao, những khó khăn khi đối mặt với chúng và tất cả sức “sức mạnh” của họ dường như chỉ để chĩa vào các thành viên khác thay vì tập trung ngồi lại bàn bạc và hướng tới mục tiêu chung.

2.3. Bước 3 – Ổn định

Bước vào giai đoạn này, các thành viên trong nhóm đã quen dần và điều hòa được những khác biệt. Sự xung đột về tính cách và ý kiến, cái tôi giảm dần, tính hợp tác tăng lên đáng kể. Khi đó các thành viên có thể tập trung nhiều hơn cho công việc và làm việc nhóm bắt đầu có sự tiến bộ đáng kể.

2.4. Bước 4 – Hoàn thiện

Đây được xem là thời kỳ đỉnh cao của nhóm làm việc. Lúc này các thành viên đã hiểu và thích nghi với điểm mạnh, điểm yếu của từng người, biết được vai trò của họ là gì trong nhóm. Mọi người cởi mở và tin tưởng nhau hơn, nhiều ý kiến hay được đề xuất ra thảo luận. Các thành viên linh hoạt sử dụng quyết định của mình như một công cụ để hiện thực hóa lý tưởng, ưu tiên những nhiệm vụ cần thiết và giải quyết những vấn đề khúc mắc trong quá trình làm việc nhóm.

3. Những sai lầm thường mắc phải trong làm việc nhóm

Tuy nhiên, trong quá trình làm việc nhóm, do những sai lầm không đáng có khiến công việc không hiệu quả, thậm chí nặng hơn còn tan rã nhóm.

3.1. Quá nể nang các mối quan hệ

Việc lẫn lộn giữa tình cảm cá nhân hay sự tôn trọng vị trí trong nhóm làm việc của các thành viên đã không đưa ra được những góp ý, chất vấn hay tranh luận đúng đắn nhằm đạt đến những kết quả tốt nhất cho việc đang làm.

3.2. Thái độ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng”

“Thứ nhất ngồi ỳ, thứ nhì đồng ý” là thái độ làm việc được xem là tối kỵ trong làm việc nhóm. Sẽ không ít nhóm có một số thành viên chỉ thụ động, “ngồi mát ăn bát vàng”, ai đưa ra ý kiến cũng gật đầu nhưng bản thân không chịu làm; hoặc để thành viên khác làm trước rồi mới làm theo. 

Làm việc nhóm chỉ hiệu quả khi mọi người chủ động cởi mở với nhau

Tệ hại nhất là nhóm người thích làm vừa lòng nhóm trưởng bằng cách đồng ý với nhiệm vụ được giao cũng như ý kiến mỗi khi đưa ra trong khi bản thân không thực sự đồng ý hoặc hiểu gì về hạng mục đó. Điều này không những không có ích cho công việc mà còn làm cho cả nhóm hiểu lầm nhau.

3.3. Đùn đẩy trách nhiệm

Việc phân chia công việc không rõ ràng khiến ai cũng nghĩ đó là việc của người khác chứ không phải của mình. Bên cạnh đó, nếu được giao việc, lại sẵn sàng biện minh đủ lý do để từ chối. Tai hại hơn là gặp thất bại trong công việc lại tìm mọi cách để đổ lỗi cho người khác mà không bao giờ dám nhận trách nhiệm về mình.

3.4. Không chú ý đến công việc của nhóm

Làm việc nhóm là cùng nhau bàn bạc và hỗ trợ nhau hoàn thành công việc được giao một cách tốt nhất. Nếu không có sự bàn bạc, chia sẻ với nhau nhóm làm việc sẽ không phát triển lên được. Đồng thời kỹ năng và khả năng làm việc của bạn cũng bị thụ động, thụt lùi theo thời gian.

Làm việc nhóm hiệu quả là kết quả của sự tổng hợp nhiều kỹ năng sống quan trọng như: giao tiếp, lắng nghe, chia sẻ… Vì thế, muốn làm việc nhóm thành công, mỗi thành viên trong nhóm cần chú trọng phát triển bản thân và tin tưởng và hỗ trợ lẫn nhau vì mục tiêu chung. Với những thông tin mà HR Insider vừa chia sẻ qua bài viết, hy vọng sẽ giúp ích cho bạn rất nhiều trong vấn đề làm việc nhóm. Chúc bạn thành công!